Sotealan murroksessa tarvitaan rohkeutta tehdä, ei vain suunnitella – Antti Ylä-Jarkon viisi neuvoa hyvinvointialueiden digiurakkaan

Kun Antti Ylä-Jarkko vuonna 2019 aloitti Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän tieto- ja digijohtajana, edessä häämöttävä työmaa oli mittava. Juuri perustetun Keusoten oli määrä vastata kuuden kunnan terveys- ja sosiaalipalvelujen järjestämisestä ja tuotannosta. Järjestelmiä oli lukuisia. Kaikki it-palvelut ja it-infrastruktuuri oli rakennettava tyhjältä pöydältä.

Ylä-Jarkon tapoihin ei kuulu jäädä jahkailemaan. Hän halusi päästä nopeasti vauhtiin. Siksi hän otti IT-kokonaisuuden pystyttämiseen ja kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluun avuksi Sofigaten, jonka ammattitaitoon oli oppinut luottamaan aiemmassa työssään Vantaan tietohallintojohtajana.

”Olen tehnyt Sofigaten kanssa yhteistyötä vuodesta 2010 alkaen, ja heidän palvelunsa on tasalaatuisen korkealaatuista, mikä on poikkeuksellista. Julkishallinnon tuntemus, samoin strateginen ymmärrys, on hyvää. On helppoa ostaa palvelua, kun toinen osapuoli työskentelee samalla tasolla kuin itse työskentelen. Sofigaten kanssa ei tarvitse käydä asioita läpi pohjamutia myöten, vaan pääsemme ripeästi liikkeelle”, Ylä-Jarkko kertoo.

Sofigatelle Keusoten tarjoama haaste oli enemmän kuin mieluinen: työntää kädet saveen sotealan kehityksen aitiopaikalla. Pilvipohjaisen IT-infrastruktuurin ja kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun lisäksi Sofigate on tarjonnut Keusotelle palvelunhallinnan sekä projektitoiminnan kehittämistä ja johtamista. Sofigate on myös auttanut tukemaan henkilöstöä muutoksessa valmennuksen avulla.

Hyvinvointialueilla on edessä jättiurakka – lue, kuinka siinä pääsee parhaiten alkuun

Keusote tekee pioneerityötä

Vahvan molemminpuolisen luottamuksen lisäksi tietohallinnon toimintatapojen muotoutumista ovat vauhdittaneet valmiit konseptit, joita Sofigate kehittää yhdessä asiakkaidensa kanssa.

”Paljon siitä, mitä olen Keusotessa tehnyt, pohjautuu Sofigaten konsepteihin. Toisaalta olen itse työurallani myös antanut panokseni näihin samoihin malleihin, joita nyt yhdessä viilaamme Keusoteen. Sofigate on mukana aika lailla kaikissa kehitysprosessimme vaiheissa: ratkaisutoimistosta projektitoimistoon ja palvelunhallintaan. Viime kädessä tavoittelemme nopeaa ja laadukasta läpimenoa”, Ylä-Jarkko kertoo.

Sofigaten tiimi pitää Keusotea tiennäyttäjänä muille hyvinvointialueille – kiitos rohkean ja käytännönläheisen johtamisasenteen.

”Keusote ja Antti Ylä-Jarkko tekevät upeaa pioneerityötä soten digimurroksessa. Täällä on jo toteutettu sellaista, mikä on muualla vasta edessä. Jaamme saman filosofian tulevaisuuden haasteiden ratkaisemisessa: vaikka muutos on suuri, sitä ei pidä pelätä. Kun suunta on selkeä, tarvitaan vain päättäväisyyttä ryhtyä tekemään”, sanoo Sofigaten asiakkuusjohtaja Lauri Kivistö.

Viisi oppia sotealan digimurrokseen

Oppeja matkan varrella on kertynyt runsaasti, ja Antti Ylä-Jarkko jakaa niitä mielellään muille hyvinvointialueille, jotka ryhtyvät vastaavaan työhön.

Oppi 1. Suunnittele mahdollisimman pian tarvitsemasi ekosysteemi.

”Määrittelin heti alussa, mitkä voimavarat meillä on ja mitkä kumppanit tarvitsen avuksemme – esimerkiksi projektipalvelut, hankintapalvelut ja data scientist -palvelut. Kaikkea ei pysty tekemään itse, ja näin pystymme etenemään nopeasti. ”

Oppi 2. Löydä nopeat voitot ja matalalla roikkuvat hedelmät.

”Kuntayhtymän käynnistymisvaiheessa oli tärkeää arvioida, mitä nopeaa ja vaikuttavaa voimme tehdä. Esimerkiksi automaatiosta löytyy pikavoittoja – vaikkapa laskutuksen tai käyttövaltuushallinnan automatisointi. Sotessa on myös paljon prosesseja, joita kannattaa automatisoida. Tällaisen työn tulokset näkyvät suoraan käyttäjille.”

Oppi 3. Suorahankinnoilla ei pitkälle pötkitä – tarvitset hyvän tiekartan kilpailuttamiseen.

”Pitää olla riittävä rohkeus käynnistää kilpailutukset, sillä ne vievät aikansa. Sotessa kilpailutukset rakentuvat paljolti asiakas- ja potilastietojärjestelmien ympärille. Meiltä puuttui perustietotekniikka, mutta hyvinvointialueittain tarpeet tietenkin vaihtelevat paljon. Tarvitset hyvän tiekartan kilpailuttamiseen. Parempi aloittaa ajoissa kuin liian myöhään!”

Oppi 4. Tiukat laatikkoleikit ovat menneen talven lumia – tarvitaan moniammatillisia tiimejä.

”Sote on yhtä muutosta koko ajan, joten julkishallinnolle tyypilliset yksikkörakenteet eivät toimi. Keusotessa olemme luopuneet tietohallinnosta yksikkönä, ja sen sijaan suosimme moniammatillisia tiimejä. Niitä syntyy ja poistuu tarpeen mukaan. Jos teemme vaikkapa ennustamiseen ja analytiikkaan liittyvää työtä, saatamme luoda tiimin tietohallinnon ja HR:n asiantuntijoista.”

”Toki tietohallintoa tulee kokonaisuudessaan johtaa ja tarvitaan tiettyjä perusrakenteita, kuten ratkaisu- ja projektitoimistot. Johtaminen alkaa kuitenkin muistuttaa enemmän yrityspuolelta tuttua valmentavaa johtamista, ja luottamuksen merkitys korostuu. Vaikka tällainen johtamiskulttuuri on julkiselle sektorille uutta, täytyy muistaa, että sotepalveluissa on jo ennestään pitkä kokemus moniammatillisesta yhteistyöstä.”

Oppi 5. Sotetyö perustuu tietoon – panosta tiedolla johtamiseen.

”Koko sotetyö rakentuu tiedon ympärille. Infran pitää toimia, mutta melkein kaikki panostus on tiedossa – ja siksi juju on tiedolla johtamisessa. Heti 2019, kun kuntayhtymä oli perustettu, rakensimme tietoaltaan, jonne oli linkitetty kaikki tietomme ja tiedonlähteemme.”

”Nyt meillä on jo ilmiöpohjaiset tilannekuvat: pystymme visualisoimaan datan nopeasti, ja henkilöstö voi tehdä itsepalveluraportointia. Meillä Keusotessa alkaa olla tietoaltaassa heti poimittavissa hyvin kattava kuva siitä, mitä tapahtuu missäkin – oli kyse terveyspalveluista, erikoissairaanhoidosta tai sosiaalipalveluista.”

Sote-sektori voisi saada teknologia-alustoista paljon kaivattua apua arjen sujuvoittamiseen, sanoo Mirva Sainiemi. Lue, mitä hyötyä alustoista olisi soten arkeen!