Case Bevenic Oy
Selkeyttä ja ennustettavuutta kasvavaan myyntiin – CRM-ratkaisu käyttöön vain kahdessa kuukaudessa
Haaste
Teollisuuden ratkaisuihin erikoistuneen Bevenicin prosessit ja käytössä ollut ERP-järjestelmä eivät enää täyttäneet nopeasti kasvaneen yhtiön tarpeita. Yhtiön myyntitiimi tarvitsi asiakasdatan ja myyntiprosessien hallintaan järjestelmän, joka tarjoaisi tukea päivittäiseen tekemiseen, myynnin johtamiseen ja asiakaskokemuksen parantamiseen. Lisäksi Bevenic toivoi saavansa järjestelmän käyttöön nopeasti kesälomakauden aikana.
Ratkaisu
Yhteistyössä Sofigaten kanssa Bevenic otti ERP:n rinnalle käyttöön CRM-järjestelmä Salesforce Sales Cloudin, joka toi yhtiön myynninhallinnan ja asiakastiedot yhteen ympäristöön. Järjestelmän käyttöönotto tehtiin hyvän suunnittelun ansiosta nopeasti kesälomakauden aikana. Ratkaisu mahdollisti uusien ja nykyisten asiakassuhteiden tehokkaan hallinnan, myynnin ja asiakaskokemuksen johtamisen aina liidistä tilausvaiheeseen sekä myynnin toimintatapojen yhtenäistämisen.
Tulokset
Uuden CRM-järjestelmän avulla Bevenicin myyntiputken hallinta on selkeytynyt huomattavasti. Myyntitiimi pystyy nyt seuraamaan ja johtamaan asiakkuuksia sekä tehostamaan myynnin toimintoja yhdessä järjestelmässä. Lisäksi yhtiön liikevaihdon ennustettavuus on parantunut merkittävästi raportointiratkaisun avulla.
Haussa monipuolinen järjestelmä ja kykenevä kumppani
Bevenic on onnistunut kasvattamaan toimintaansa ja asiakaskuntaansa nopeasti. Sen järjestelmät eivät kuitenkaan ole pysyneet kasvun perässä. Yhtiössä huomattiin tarve asiakastietojen ja myyntiputken hallintajärjestelmälle, joka helpottaisi myyntitiimin päivittäistä työskentelyä.
“Käytimme ERP-järjestelmää, joka ei yksistään tarjonnut riittävää tukea myyntiputken eri vaiheisiin. Kaipasimme ratkaisua, joka mahdollistaisi nykyisten asiakkuuksien hallinnan ja tehokkaan uusasiakashankinnan sekä toisi asiakastiedot yhteen paikkaan. Samalla halusimme tehostaa myyntiä ja parantaa liikevaihtomme ennustettavuutta”, Bevenicin toimitusjohtaja Jukka Rautiainen kertoo.
Järjestelmältä toivottiin siis monipuolisia toiminnallisuuksia, jotka mahdollistaisivat kehittämisen ja kustomoinnin myös jatkossa. Lisäksi Bevenic etsi kumppania, joka pystyisi tukemaan järjestelmän nopeassa käyttöönotossa kesälomien aikana ja osallistumaan käyttöönottovaiheessa uusien toimintamallien suunnitteluun ja parhaiden käytäntöjen mallintamiseen.
Sofigaten kanssa kaikki tämä onnistui.
Bevenicin IT ihastui uuteen CRM-ratkaisuun
Bevenicin tarpeisiin sopivaksi ratkaisuksi valikoitui vanhan tutun ERP:n lisäksi Salesforcen CRM-järjestelmä, Sales Cloud. Yhdessä Sofigaten kanssa yhtiö suunnitteli myyntiprosessien vaiheistuksen ja toimintatavat järjestelmien yhteiskäyttöön. Uuden mallin myötä asiakasdatan ja myynnin eri vaiheiden johtaminen siirtyi keskitetysti Salesforceen.
”Jopa IT voi ihastua monipuoliseen Salesforce-järjestelmään sen erinomaisen ylläpidettävyyden ja omatoimisenkin kehittämisen helppouden vuoksi”, toteaa Bevenicin IT-palvelupäällikkö Mari Alho.
Yhteistyön alussa keskityttiin luomaan selkeä liidien ja myyntimahdollisuuksien hallintaprosessi, joka varmistaisi, että kaikki myyntitoiminnot näkyisivät ja niitä pystyisi seuraamaan yhdessä järjestelmässä. Myynnin ennustettavuuden tukemiseksi Salesforceen luotiin toiminnallisuus myyntitulojen jaksottamiseksi.
“Sofigaten tiimin kanssa oli helppo tehdä yhteistyötä. Projekti oli hyvin suunniteltu, joten se pysyi aikataulussaan ja kustannusarvion raameissa. Vastuut oli määritetty selkeästi ja Sofigaten tiimin ammattitaito on erittäin korkealla tasolla, mikä helpotti puolestaan meidän omaa projektinhallintaamme ja tekemistä”, ratkaisun suunnittelun ja käyttöönoton projektipäällikkönä Bevenicillä toiminut Alho kehuu.
Järjestelmä käyttöön vain kahdessa kuukaudessa
Projekti käynnistettiin vuoden 2024 toukokuun lopulla. Se toteutettiin kokonaisuudessaan kesän lomakauden aikana, ja uusi CRM-järjestelmä saatiin suoraan lomilta palaavien asiakasvastaavien käyttöön.
“Tiivis yhteistyö Bevenicin ydintiimin kanssa mahdollisti paitsi projektin nopean käynnistämisen, myös tehokkaan päätöksenteon ja käyttöönoton”, sanoo Sofigaten puolelta käyttöönoton konsulttina toiminut Sonja Svärd.
Käyttöönottovaiheen onnistumiselle tärkeää oli projektin täsmällinen aikataulutus ja yhteistyön ulottaminen prosessien suunnitteluun. Projektin alkuvaiheessa järjestettiin työpajoja, joiden tavoitteina oli selkeyttää, millaiset CRM-järjestelmän datarakenne, myyntiprosessien vaiheistus ja raportointikyvykkyydet palvelisivat Beveniciä parhaiten. Työpajojen pohjalta luotiin raamit Salesforce-ympäristön rakenteelle, mikä sujuvoitti ympäristön pystytystä.
“Oli hienoa huomata, miten ripeästi järjestelmä ja uudet toimintatavat saatiin käyttöön. Yhteistyö Sofigaten kanssa sujui erinomaisesti, ja olemme innoissamme päästessämme hyödyntämään uutta strategiaamme tukevaa ratkaisua”, Rautiainen kiittelee.
Uudistus siivitti tavoitteisiin
Uuden toiminnallisuuden ansiosta Bevenic on pystynyt parantamaan liikevaihtoennustettaan ja ennakoimaan tarpeita komponentti- ja laitevalmistuksen tuotannolle.
Tavoitteiksi asetetut myyntiputken parempi hallinta ja asiakasdatan keskittäminen ovat onnistuneet. Liidien tehokas hallinta ja myyntiprojektien seuranta on selkeyttänyt myyntitiimin toimintatapoja ja tehostanut työskentelyä. Myös myynnin ennustamista varten luodut raportit paranivat merkittävästi, mikä tukee Bevenicin kasvua ja strategista päätöksentekoa entisestään.
Syksyn 2024 aikana CRM-järjestelmän käyttöä on tarkoitus laajentaa markkinoinnin automaatiotyökalulla. Tavoitteena on saavuttaa aiempaa kokonaisvaltaisempi ymmärrys asiakassuhteista ja nostaa palvelutasoa, pitkäaikaisiin asiakkuuksiin tähdäten.
Haluatko tietää lisää?
Kerromme mielellämme, miten voimme auttaa uudistamaan liiketoimintasi – ota yhteyttä!