Case Coronaria Kuntoutuspalvelut
Liiketoimintateknologian suunnittelu kuntoutuksen ammattilaisten tueksi
Haaste
Coronaria Kuntoutuspalvelut on viime vuosikymmenen aikana kasvanut nopeasti. Liiketoiminnan harppauksen myötä lisääntynyt manuaalinen ja hallinnollinen työ on tehnyt itse kuntoutustyöhön keskittymisestä yhä vaikeampaa. Coronarian tavoitteena oli luoda tiekartta ja siihen liittyviä teknologisia ratkaisuja, jotka auttaisivat virtaviivaistamaan toimintaa – ja vapauttamaan tilaa ydintyölle.
Ratkaisu
Business Technology Design eli Sofigaten liiketoimintateknologian suunnittelumenetelmä lähtee liikkeelle liiketoiminnan tarpeista. Mitä johtoryhmä tarvitsee sitoutuakseen muutokseen? Menetelmä keskittyy ihmisten taitoihin sekä niihin prosesseihin ja teknologioihin, joiden avulla liiketoiminnan merkittävimpiä ongelmia voidaan ratkaista. Menetelmän avulla saavutetaan priorisoitu etenemissuunnitelma, joka sisältää konkreettisia toimenpiteitä ja haarukoi tulevaisuudessa tarvittavia teknologioita.
Tulokset
Coronaria Kuntoutuspalveluilla on nyt selkeät suuntaviivat tulevaisuudelle, sekä vahva sitoutuminen tehokkaaseen toimintaan. Yritys on luonut niin yhteisen ymmärryksen liiketoimintansa eroista kuin siitä, miten prosesseja voidaan automatisoida teknologian avulla. Matka kohti manuaalisen ja hallinnollisen työn vähentämistä on alkanut.
Vähemmän hallinnollista työtä, parempaa asiakaspalvelua
Vuosien varrella Coronaria Kuntoutuspalvelut on kasvanut merkittävästi ja kehittynyt vaatimattomasta 100 hengen tiimistä yli 1 000 asiantuntijan vahvaksi verkostoksi. Laajentuminen toi mukanaan haasteita erityisesti tietoteknisten järjestelmien osalta. Yritykselle kertyi yhä hajanaisempia IT-järjestelmiä, mikä johti tehottomuuteen ja manuaalisen työhön lisääntymiseen tehtävissä, jotka olisi voitu automatisoida. Integraation puute teki toiminnasta ja asiakaskokemuksen hallinnasta haastavaa, vaikeuttaen samalla ensiluokkaisen työntekijäkokemuksen tarjoamista.
”Asiantuntijamme käyttävät paljon aikaa työn suunnitteluun, kirjaukseen ja raportointiin asiakastyön sijasta – mitä enemmän voimme keventää asiantuntijoidemme hallinnollisten tehtävien taakkaa, sitä parempaa asiakaspalvelua voimme tarjota”, sanoo Coronaria Kuntoutuspalveluiden toimitusjohtaja Arto Lamberg.
Yhtenäisen IT-lähestymistavan puuttuessa prosesseja oli vaikea virtaviivaistaa, joka johti työn kuormituksen lisääntymiseen sekä tehokkuuden heikkenemiseen. Coronarian tunnistaa niin työhyvinvoinnin edistämisen kuin tekoälyn hyödyntämisen tärkeiksi tulevaisuuden teemoiksi yrityksen toiminnassa. Nämä parannukset ovat elintärkeitä toiminnan tehokkuuden lisäämiseksi, antaen yritykselle edellytykset keskittyä innovointiin ja erinomaiseen palveluun.
”Olemme aiemmin toteuttaneet niin pieniä kuin isojakin muutoksia työskentelytapoihimme sekä IT-ympäristöömme. Nyt tehtävät muutokset ovat kuitenkin laajempia kuin mihin olemme tottuneet, joten halusimme varmistaa muutoksen huolellisen suunnittelun. Näin voisimme myös minimoida asiantuntijoidemme kuormitusta”, Lamberg kertoo.
Coronaria Kuntoutuspalvelut kääntyi Sofigaten puoleen, koska yritys halusi saada apua kokonaiskuvan hahmottamiseen sekä siihen, mihin asioihin tulisi todella keskittyä.
”Ei lopputulos, vaan koko prosessi”
Aluksi eri liiketoimintayksiköiden näkemykset tarvittavista muutoksista olivat epäselviä. Tästä syystä oli oleellista syventyä liiketoiminnan tärkeimpiin haasteisiin. Tarvittavan kokonaiskuvan muodostamiseksi myös tukitoiminnot ja -prosessit analysoitiin tarkasti. Coronaria Kuntoutuspalvelut valitsi Sofigaten kumppanikseen suunnittelumenetelmien yhteistoiminnallisen näkökulman vuoksi. Me emme vain kerro asiakkaalle mitä tehdä, vaan suunnittelemme koko transformaation yhdeistyössä asiakkaan kanssa. Näin matka kohti parempia liiketoimintaprosesseja voi alkaa.
“Tärkeintä tässä projektissa ei ollut vain lopputulos, vaan koko prosessi oli erinomainen kokemus koko johtoryhmällemme. Projektia johdettiin suurella ammattitaidolla ja sitä fasilitoitiin hyvin. Saimme selkeät suuntaviivat tulevaisuutta varten”, Lamberg kertoo.
Business Technology Design -menetelmä, joka keskittyy tulevaisuuden visioon, otettiin innostuneesti vastaan Coronaria Kuntoutuspalveluissa. Menetelmän avulla tarkastellaan kokonaisvaltaisesti millaisia liiketoimintavalmiuksia, ihmisiä ja taitoja kyvykkyyksiä tulevaisuudessa tarvitaan, sekä mikä on teknologian ja datan rooli.
”Yhteistyö Kuntoutuspalveluiden kanssa oli vaivatonta koko suunnittelutyön ajan motivoituneen ja aktiivisen johtoryhmän ansiosta. Pääsimme nopeasti yhteisymmärrykseen siitä, mitä muutoksia tarvitaan parempien prosessien aikaansaamiseksi ja sitouduimme niihin”, sanoo puolestaan Lassi Mäkinen, CTO Sofigatelta.
Matka jatkuu tiekartan toteuttamisella
Koska Coronaria Kuntoutuspalvelut oli jo edistynyt huomattavasti liiketoiminta- ja tukiprosessiensa virtaviivaistamisessa, oli tärkeää jatkaa työskentelyä yhteisen ymmärryksen saavuttamiseksi sekä oikean kokoisten edistysaskeleiden määrittämiseksi. Kuntoutuksen asiantuntijat olivat jo aiemmin kohdanneet useita muutoksia työssään, joten uudistukset oli toteutettava asteittain, jotta prosessi ei tuntuisi liian uuvuttavalta.
”Suunnittelutyön tuloksena saavutimme yhteisymmärryksen siitä, millaisiin liiketoimintakyvykkyyksiin tulisi keskittyä tulevaisuudessa. Tätä varten luotiin tiekartta, joka otti huomioon käytettävissä olevat resurssit ja pyrki paremmin hyödyntämään nykyteknologioiden potentiaalin. Lisäksi otimme huomioon uusien järjestelmien käyttöönoton roolin prosessien tehostamisessa”, Mäkinen kertoo.
Tällä erää Coronaria Kuntoutuspalveluiden matka jatkuu tiekartan toteuttamisen parissa.
”Keskeistä työssä oli muutostavoitteiden yhteensovittaminen johtoryhmän kanssa sekä mahdollisten aukkojen ymmärtäminen yrityksen muutosvalmiudessa. Nyt tiedämme, mihin keskittyä seuraavaksi ja mitä vaihtoehtoisia skenaarioita voimme harkita”, Lamberg toteaa.
Coronaria Kuntoutuspalvelujen ja Sofigaten yhteistyö on merkittävä askel kohti yhä modernimpia ja virtaviivaisempia kuntoutuspalveluita. Teknologian integrointi ja prosessien optimointi olivat avaimia siihen, että Coronaria Kuntoutuspalvelut voi nyt hyvillä jatkaa missionsa toteuttamista – tarjota niin asiakkaita, työntekijöitä kuin koko yhteiskuntaa hyödyttäviä terveydenhuoltoratkaisuja.
Haluatko tietää lisää?
Kerromme mielellämme, miten voimme auttaa uudistamaan liiketoimintasi – ota yhteyttä!