Toimitusjohtaja ehtii keskittyä kasvuun, kun IT Backbone as a Service huolehtii IT-infrasta

Miten organisoisit yrityksesi IT-asiat, jos pääsisit aloittamaan puhtaalta pöydältä? Kun Ensin Palvelut perustettiin vuoden 2020 alussa tarjoamaan energia- ja infrayhtiöille asiakaskokemuksen ja sopimustenhallinnan palveluita, toimitusjohtaja Tuija Sipilä pääsi tällaisen mahdollisuuden äärelle.

“Kun tulin käynnistämään Ensiniä, minulla oli selvä visio siitä, että en halua yrityksellemme perinteistä IT-organisaatiota. Minua ei lainkaan kiinnostanut ympäristö, joka jakautuu ‘IT-ihmisiin’ ja ‘meihin muihin’. Koen, että toimitusjohtajana intressini on palvella asiakkaitamme, eikä pyörittää kymmenen hengen IT-tiimiä”, Sipilä kertoo.

Tässä kohtaa törmäämme jutun jujuun. Ensin Palvelut ei nimittäin startannut kokonaan tyhjästä. Yhtiö syntyi, kun suuri joukko kuntien ja kaupunkien omistamia energiantoimittajia irtautti ja yhdisti asiakaspalvelufunktionsa uudeksi itsenäiseksi yritykseksi. Tämän myötä Ensinille oli heti alussa kertynyt mittava määrä aiempaa IT-taakkaa.

“Käytännössä perimme kaikki vanhat järjestelmät, käytännöt, verkot ja laitteet. Vanhat kotiorganisaatiot näkyivät myös päivittäisessä IT-kulttuurissamme: joku puhui tekevänsä töitä ‘Oulun läppärillä’ ja hänen kollegansa käytti ‘Vantaan puhelinta’. Tiesin, että meidän täytyisi löytää IT-maailmaamme aivan uudenlaista selkeyttä

Investointi vai rekrytointi… vai sittenkin ITBaaS?

Etsiessään sopivaa ulkoista kumppania ratkaisemaan Ensinin IT-infran haasteita, toimitusjohtaja Sipilä havaitsi, että Ensinin kaltaisille pk-yrityksille tarjolla olevien vaihtoehtojen määrä on melko rajallinen.

“Fakta on, että isot IT-pelurit keskittyvät isompiin asiakkaisiinsa. Pienille ja keskisuurille yrityksille jää yleensä kaksi mahdollisuutta: joko tyydyt tylyyn kohtaloon ison toimittajan pienenä asiakkaana tai rekrytoit IT-osaamisen oman talon sisälle.”

Tästä huolimatta Sipilän onnistui löytää kolmas väylä. Sofigate on kehittänyt IT Backbone as a Service (ITBaaS) palvelumallin erityisesti keskisuurten yritysten tarpeisiin. ITBaaS:in idea on, että Sofigate kokoaa eri toimittajien ratkaisut yhtenäiseksi ekosysteemiksi, ja tarjoaa niistä sopivat omien asiakkaidensa tarpeisiin yhden luukun periaatteella. Ekosysteemin edut näkyvät asiakkaalle yksinkertaisena, kustannustehokkaana ja korkealaatuisena ratkaisuna.

“Sofigaten lähestymistapa sopi meille täydellisesti. ITBaaS:in verkostomainen malli tarjoaa meille mittakaavaetuja, jollaisista saavat nauttia yleensä vain suuret yritykset. Lisäksi pääsemme hyödyntämään korkeatasoista osaamista, jollaisen rekrytoiminen oman talon sisälle voisi olla haasteellista”, Sipilä kertoo.

Kiitos ei jees-jees-kumppaneille

Yhteistyömallin mukaisesti Sofigate otti vastuulleen kaikki Ensinin päivittäisen IT:n osaset, järjestelmistä laitteisiin.

“Etenemisen tahti oli suorastaan häkellyttävä. Käynnistimme yhteistyön marraskuussa, ja jo tammikuun alussa pystyimme siirtymään vanhoista erillisistä järjestelmistämme uuteen täysin omaan ympäristöömme. IT-yhtiöillä on monesti kyseenalainen maine aikataulujen ja budjettien suhteen, mutta Sofigate todisti olevansa luotettava kumppani näidenkin osalta”, Sipilä kertoo.

Tärkeä osa ITBaaS-toimintamallin onnistumisessa on, että Sofigaten asiakkaat saavat käyttöönsä heille nimetyn Service Managerin, joka hallinnoi kokonaisuutta ja huolehtii asiakkaan intressien toteutumisesta. Sipilä on havainnut, että tiivis dialogi ja läheinen yhteistyö osapuolten kesken on kriittisen tärkeää.

“Sofigaten Toni Christiansen on meidän palvelujohtajamme ja nykyisin hän on käytännössä yksi meistä. Voin kysyä häneltä mitä tahansa milloin tahansa – ja hän myös tuo asioita proaktiivisesti minun suuntaani. Arvostan Tonissa ja muissa Sofigaten ihmisissä sitä, että he eivät ole kaikessa myötäileviä jees-jees-kumppaneita, vaan he osaavat haastaa rakentavalla tavalla.”

Vähemmän säätöä, enemmän kasvua

Ensinin uusi IT-järjestys luotiin ennen kaikkea heidän asiakkaidensa eduksi, mutta uusi malli on ilahduttanut myös henkilöstöä.

“Osa työntekijöistämme oli vanhoissa kotiorganisaatioissaan tottunut siihen, että IT-asiat ovat työläitä ja hankalia. He ovat nyt olleet positiivisesti yllättyneitä siitä, miten helppoa IT-tuen saaminen on. Tarvittaessa tarjolla on apua jopa niinkin pieniin arkisiin yksityiskohtiin kuin uusien sovellusten asentamiseen puhelimeen. Kun henkilöstön ei tarvitse tuhrata energiaansa IT-säätöön, he pystyvät keskittymään siihen minkä he parhaiten osaavat.”

ITBaaS:in edut Ensinille yrityksenä ovat samansuuntaiset – vain skaala on laajempi.

“Nyt kun perus-IT:mme on kunnossa, voimme keskittyä ydintekemiseemme. Kun meillä on Sofigaten kaltainen kumppani kantamassa vastuun IT:stä, voimme suunnata omat resurssimme yrityksen kehittämiseen ja kasvattamiseen.”

Sipilä luottaa vahvasti kokeilukulttuuriin ja omien ydinkompetenssien kirkastamiseen.

“Haluaisin rohkaista muidenkin yritysten johtoa kokeilemaan epätyypillisiksi koettuja ratkaisumalleja. Toimitusjohtajina meidän tehtävämme ei ole olla IT-nörttejä. Sen sijaan meidän pitää keskittyä luomaan ja viestimään yritystemme visiota ja suuntaa. Sen takia ei ole kaikissa tapauksissa järkevää koota kattavaa IT-osaamista oman organisaation sisälle – etenkään, jos johdat pientä tai keskisuurta yritystä. Toisinaan viisainta on hankkia sopivat palvelut ulkoisilta kumppaneilta.”