Mihin pk-yritys tarvitsee tietovarastoa pilvipohjaisen ERP-järjestelmän lisäksi?
Toiminnanohjausjärjestelmien raportointimahdollisuudet ovat kehittyneet huimasti viime vuosina. Miksi tietovarastot ja datan visualisoinnin työkalut ovat edelleen tarpeellisia yrityksille? Mistä kannattaa lähteä liikkeelle?
Nykyiset julkisessa pilvessä toimivat ERP-järjestelmät tarjoavat loistavat raportointikyvykkyydet ja visuaaliset ominaisuudet, ainakin jos on tottunut perinteisiin ERP-järjestelmien käyttöliittymiin. Analytiikka on sisäänrakennettu osana järjestelmien ydintä, data on reaaliaikaista, raportoitavana on kaikki ERP:n tieto ja KPI-mittareita tarjotaan suoraan paketista. Täydellistä? Noh, ainakin edistyksellisempää.
Jos totta puhutaan, näinhän ERP-järjestelmien luvattiin toimivan jo 30 vuotta sitten. Kun ERP-järjestelmien tulivat markkinoille 1990-luvun alussa, niiden luvattiin lähtökohtaisesti kattavan kaikki yrityksen tietojärjestelmätarpeet. Tuli toki kalliilla koodattuja taulukkoraportteja, mutta organisaatioiden raportointitarpeisiin ne eivät riittäneet alkuunkaan.
Nykyisissä pilvipohjaisissa ERP-järjestelmissä raportointikyvykkyydet ovat toista luokkaa. Raportit saadaan esitettyä taulukkona tai graafina, poraukset dokumenttitasolle kuuluvat standardiominaisuuksiin ja yksi datasetti muokkautuu automaattisten summausten avulla moneen eri raportointitarpeeseen. Mihin tässä siis enää tarvitaan tietovarastoa ja erillisjärjestelmiä datan visualisointiin?
ERP ei kykene yhdistelemään kaikkea tietoa
Tietovarastolla on kuitenkin edelleen paikkansa. ERP-järjestelmiä ei ole suunniteltu eri lähteistä tulevan tiedon yhdistelemiseen. Käytännössä ERP-järjestelmä pystyy raportoimaan vain sen tiedon, jonka se pitää sisällään. Operatiiviseen raportointiin tämä saattaa riittää, kun logistiset prosessit ja talouden kirjaukset hoidetaan ERP-järjestelmässä.
ERP-järjestelmä on kuitenkin hyvin harvoin täysin integroitu kaikkiin yrityksen prosesseihin. Se ei välttämättä esimerkiksi pidä sisällään verkkokaupan kaikkea dataa, huolitsijoiden toimitusaikoja, CRM-puolen tarjouksia ja pipelinea, bonuslaskentoja tai työntekijöiden kyvykkyyksiä ja kapasiteettia.
Puutteet ovat aina tapauskohtaisia, mutta mitä standardimpi järjestelmä on, sitä varmemmin puutteita on. Standardin ERP-järjestelmän käyttöönotto on monella tapaa positiivinen asia, mutta standardijärjestelmä vaatii aina liiketoiminnalta mukautumista ja prosessien osalta tiettyjä kompromisseja.
Aina prosesseissa ei joko haluta tai voida tehdä kompromisseja. Tällöin järjestelmän koodaamisen sijaan on usein perusteltua ottaa käyttöön erillisjärjestelmä, mikä tuo liiketoiminnalle vaadittavan joustavuuden. Toisaalta raportoinnin kannalta data jakautuu silloin useampaan järjestelmään, jolloin tietovarasto on luontainen paikka koota ja koostaa dataa.
Historiadataa tarvitaan myös
Toinen tietovaraston käyttöä puoltava seikka liittyy historiadataan. ERP-järjestelmässä tieto on aina reaaliaikaista, mikä pääosin tekee operatiivisesta raportoinnista hyvin nopeaa ja tehokasta. Master data on aina ajan tasalla, ja dokumenttien statukset muuttuvat prosessin edetessä.
Toisaalta ajantasaiset master data -tiedot tarkoittavat, että päivitetty tieto heijastuu myös vanhempiin dokumentteihin. Kun tammikuussa avoinna ollut myyntitilaus muuttuu toimitetuksi, myyntitilaus ei enää näy avointen myyntitilausten mittarissa. Se on toki luonnollista, mutta samalla menetetään näkyvyys siitä, kuinka monta avointa myyntitilausta oli tammikuussa tai helmikuussa.
Liiketoimintaa saattaisi myös kiinnostaa se, kuinka avointen myyntitilausten nettoarvo on muuttunut kuukausittain. ERP-järjestelmä taas näyttää ainoastaan tällä hetkellä olevien avointen myyntitilausten arvon ja määrän. On kuitenkin hyvä huomioida, että audit trail -periaatteen mukaisesti, transaktiodokumenttien perustiedoilla ei ole samaa haastetta. Viime vuoden huhtikuun myyntitilausten hinnat eivät jälkikäteen muutu, vaikka tuotteiden hintalistoja päivitettäisiin.
Tietovarastojen pystyttäminen on helpompaa kuin ennen
Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä mietitään paljon, pitäisikö tietovarastoon investoida ja missä vaiheessa raportointitarve on riittävän suuri omalle tietovarastolle. Perinteisesti tietovarastot ovat pyörineet yritysten omilla servereillä, mutta tämä suuntaus on sittemmin muuttunut.
Snowflake toi oman pilvipohjaisen tietovarastonsa markkinoille 2015, Microsoft Azure jo aiemmin. SAP julkaisi oman Data Warehouse Cloud -ratkaisunsa viime vuonna ja Microsoft toi Power BI -raportointityökalun rinnalle helppokäyttöisen Dataflows-”minitietovaraston”.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tietovarastoon ei tarvitse enää investoida suuria summia rahaa, eikä tietovaraston pystyttäminen vaadi pitkäkestoista projektia. Lisäksi integraatioiden pystyttäminen pilvipohjaisten järjestelmien välille on huomattavasti helpompaa ja suoraviivaisempaa kuin perinteisten on-premise -järjestelmien. Suurimmat syyt siihen ovat avoimet rajapinnat ja järjestelmien standardisoidummat rajapintaratkaisut.
Lähde liikkeelle kokonaisarkkitehtuurin miettimisestä
Milloin yrityksen tulisi siis investoida omaan tietovarastoon? Ei ainakaan ennen kuin kokonaisarkkitehtuuri on mietitty valmiiksi. Pk-yrityksen ei kannata sitoa pääomia omien järjestelmien ja servereiden pyörittämiseen, jos siihen ei liity liiketoiminnallista syytä. Järjestelmäarkkitehtuuri olisi hyvä piirtää auki ja hahmotella sen jälkeen tiekartta tulevaisuuden tietojärjestelmäinvestointeihin.
Ensin on syytä päivittää ydinjärjestelmät kuntoon, ja sen jälkeen tunnistaa tietovarastointiin ja raportointiin liittyvät lisätarpeet. Kuten todettua, pilvipohjaisilla ERP-järjestelmillä pääsee jo raportoinnissa ja analytiikassa pitkälle, joten tyhjän päällä yritys ei ole, vaikka tietovarasto ei olisikaan pystyssä. Lisäksi pilvipohjaiset raportointijärjestelmät, kuten Power BI, SAP Analytics Cloud tai QlikView, tarjoavat rajatun määrän kapasiteettia kevyisiin tietovarastointiratkaisuihin.
Tekstin lähteitä:
Davenport, Thomas H. (1998) Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review, Vol. 76 (4), 121–31.
Li, Conghua (1999) ERP Packages: What’s Next? Information Systems Management, Vol. 16 (3), 31–35.
Tekoälyhuumasta todellisuuteen: näin tekoälyagentit muuttavat työelämää
Klarna korvaa puolet työntekijöistään tekoälyllä – voisiko sinun yrityksesi tehdä saman?
