Osallista ihmiset tai digitransformaatio ei onnistu – 5 vinkkiä onnistuneelle muutosmatkalle
McKinseyn tekemän tutkimuksen mukaan jopa 75 % digitransformaatioista epäonnistuu. Epäonnistumisen syy on usein se, ettei ymmärretä transformaation olevan matka, jossa 70 % onnistumisesta riippuu siihen osallistuvista ihmisistä ja vain 30 % hyödynnetystä teknologiasta.
Transformaation onnistuminen on usein paperilla yksinkertaista. Johto laatii strategian ja aikataulun tavoitteiden saavuttamiselle ja toteutus vaatii vain päivittäistä johtamista.
Transformaatiot usein kuitenkin epäonnistuvat siksi, että ihmiset eivät ymmärrä muutosta eivätkä ole osana muutoksen toteutusta. Liian usein heidät nähdäänkin muutoksen kohteena, eikä pääasiallisina muutoksen mahdollistajina ja toteuttajina.
Tässä yksinkertaiset työkalut siihen, miten muutosmatka saadaan onnistumaan.
1. Osallista ihmiset strategiatyöhön ja aloita muutostarinan rakentaminen
Organisaation visio ja strategia näyttävät toiminnan suunnan – sen minne ollaan yhdessä matkalla ja mikä muutos meidän tulee yhteisvoimin tehdä. Parhaat strategiat syntyvät osallistavalla strategiaprosessilla, joka ei ole vain johdon työtä. Näin rakennetaan yhteistä muutosta ja muutosmatkan alkua. Kun henkilöstö tuntee strategian, sitä on helpompi lähteä toteuttamaan yhdessä.
Strategia kannattaa visualisoida tarinaksi, joka innostaa ihmiset hyppäämään mukaan muutosmatkalle ja rakentamaan tarinaa eteenpäin. Pelkkä tarina ei kuitenkaan riitä, vaan strategiset tavoitteet on määriteltävä hankkeiksi ja nämä hankkeet pilkottava kehitysprojekteiksi, joita projektipäälliköt johtavat.
Projektien tavoitteiden saavuttamisessa auttaa yhteinen projektimalli ja salkunhallinnan käytännöt, sekä teknologia-alustan hyödyntäminen projektien seuraamiseen. Lisäksi ihmisiä on helpompi osallistaa strategian toteutukseen, kun on valmiiksi olemassa projektit, jotka tarvitsevat tekijöitä.
2. Liiketoimintajohtaja, näytä esimerkkiä ja hyppää kuskin paikalle
Johdon sitoutuminen muutokseen ja sen johtamiseen on usein avaintekijä transformaation onnistumiselle. Koska kyseessä on liiketoiminnan muutos, joka koskettaa ihmisiä, on liiketoimintajohtajan hypättävä kuskin paikalle johtamaan muutosta. Muutoksen johtamista ei tule ulkoistaa IT:lle, liiketoiminnan kehitykselle tai laumalle konsultteja.
Liiketoimintajohtajalla on hyvä olla kumppani, joka sparraa, valmentaa ja auttaa muutosmatkan johtamisessa. Liiketoimintajohtaja, näytä siis esimerkkiä ja lähde rohkeasti oppimispolulle. Innostu itse muutoksesta ja uusista työn teon tavoista, sillä innostus tarttuu ja näin saat myös henkilöstön innostumaan mukaasi.
Liiketoimintajohdolla on hyvä olla käytössään matkan johtamiseen tarvittavat työkalut, jotka on tehty heitä varten. Lisäksi johdon tulee ymmärtää kouluttaa itseään sekä mahdollistaa myös henkilöstön kouluttautuminen matkan aikana.
Tärkeintä on saada ihmisissä aikaan ajattelutavan muutos, jotta he ymmärtävät miksi työteon tapoja tulee ylipäänsä muuttaa. Silloin he innostuvat kehittämään ja kokeilemaan rohkeasti uusia tapoja tehdä työtä teknologiaa hyödyntämällä.
Transformaatiomatkan ajaksi on hyvä perustaa ”transformaatiokomentokeskus”, joka auttaa matkan rakentamisessa, sen johtamisessa ja oikean osaamisen löytämisessä. Komentokeskus toimii kokonaisvaltaisesti johdon sekä hankkeiden tukena matkan aikana.
3. Rakenna ratkaisut kokeilemalla ja hyödyntämällä olemassa olevaa dataa
Muutos on matka, jonka aikana kasvatetaan organisaation kyvykkyyttä ja rakennetaan kulttuuria. Jotta liiketoiminnallinen hyöty saavutetaan, on tärkeää huolehtia siitä, että järjestelmämuutokset toteutuvat liiketoimintaprosesseja kehittämällä. Prosessien kehitykseen tulee osallistaa mukaan ne ihmiset, jotka tekevät prosessissa työtään. Näin heidän kyvykkyytensä kasvaa matkan aikana ja samalla torjutaan mahdollista muutosvastarintaa.
Älä tee kompromisseja, kun valitset ratkaisuja liiketoiminnallesi. Älä myöskään pidättäydy vanhojen järjestelmien toiminnallisuuksissa. Pahinta on kopioida vanhat toimintamallit uuden aikakauden teknologia-alustalle. Valitse pienin mahdollinen arvoa tuottava prosessi ja maailmanluokan alustat sekä kokeile niiden toiminnallisuuksia olemassa olevalla liiketoiminnan datalla. Näin saat alustan tuomat hyödyt heti esiin.
Kun konkreettisia tuloksia on esiteltävissä, niiden synnyttämä hyöty kannattaa tuoda nopeasti esiin. Tämä auttaa muutosjohtamisessa. Kun olet päättänyt ottaa toiminnallisuudet käyttöön, suunnittele skaalaus ja tulevat käyttöönotot huolella, sillä jokainen käyttöönotto on kuin pieni transformaatio ihmisille, joita se koskee.
4. Johda yhteisillä toimintamalleilla ja tiedolla
Joidenkin mielestä standardit ja tiedonhallinta ovat synonyymejä turhalle byrokratialle. Päinvastoin: ne ovat tehokkaita työkaluja harmonisointiin, modernisointiin ja tiedon konsolidointiin. Tosiallisesti ne ovat menestystekijöitä ja ratkaisumalleja liiketoiminnan palveluiden, prosessien, teknologioiden ja tiedon yhteensovittamiseen.
Transformaation johtaminen ei voi pohjautua vanhaan tietoon tai pelkkään tunteeseen. Tiedon eheys ja oikea-aikaisuus ovat tärkeitä. Jotta tiedon oikeellisuus voidaan varmistaa, on ensin hyvä olla olemassa yhteiset toimintamallit ja selkeästi määritetty omistajuus tiedolle.
5. Viesti, käy dialogia ja tuo hyödyt sekä ennen kaikkea ihmiset esiin
Usein koetaan, että viestintää ei ole koskaan riittävästi ja että muutos epäonnistuu huonon jalkauttamisen vuoksi. On vanhanaikaista ajatella, että ensin tehdään projektitiimillä muutokset ja sitten ihmisten odotetaan ottavan ne käyttöön.
Jokainen ei voi osallistua kaikkeen tekemiseen, joten viesti matkasta jatkuvasti ja käy dialogia ihmisten kanssa. Anna heille mahdollisuus vaikuttaa lopputulokseen osallistumalla innovoimaan ratkaisuja ja tuo konkreettisia hyötyjä nähtäväksi ja kokeiltavaksi.
Tärkeää on myös muistaa nostaa esiin ihmiset, eikä pelkästään aikaansaannokset. On mukavampaa esimerkiksi lukea juttua siitä, miten teknologia auttaa ihmisiä jokapäiväisessä työssä, kuin pelkkiä teknisen ratkaisun tuomia liiketoiminnallisia hyötyjä.
Lopulta: nauti matkasta ja nosta pienetkin onnistumiset esiin, äläkä pelkää epäonnistumista. Rakenna kulttuuri, jossa epäonnistuminen sallitaan, sillä vain silloin löydetään ne parhaat ratkaisut. Mikä olisikaan sen mukavampaa kuin rakentaa yhdessä innostuneiden ihmisten kanssa muutosta, joka hyödyttää liiketoimintaa ja kasvattaa jokaiselle uutta osaamista.
Kirjoittaja:
Mia Nikula on Sofigaten Practice Lead ja liiketoimintajohdon sparrauskumppani digitransformaatioissa. Nikulaa kiinnostaa kyvykkyyksien kasvattaminen liiketoiminnassa – erityisesti ihmisten johtaminen isoissa muutoshankkeissa. Hänen mottonsa kuuluu: ”Innosta, mahdollista ja tuo hyödyt esiin sekä käy jatkuvaa dialogia.”
Suomalaisyrityksissä piilottelee tuottavuusloikka – näin pääset alkuun
Talousjohtaja, näin sinusta tulee tuottavuusloikan toimitusjohtaja
