Osallistamisesta aitoon osallistumiseen – Aseta ihmiset hankkeiden keskiöön
Miten taklata muutosvastarinta ja samalla viedä organisaatiota kohti todellista tuottavuutta? Ota ihmiset muutoksen tekijöiksi, älä jätä heitä pelkiksi kohteiksi. Liisa Korkiakosken blogin luettuasi huomaat, ettei se itse asiassa ole kovin vaikeaa.
Yritysten käyttämien järjestelmien arvo syntyy niiden käyttäjistä, meistä ihmisistä. Vaikka yritys investoisi alan edistyksellisimpään teknologia-alustaan, ei siitä ole hyötyä, jos investointi-innossa ihmiset unohdetaan statistin osaan. Syksyllä 2024 teimme suomalaisissa organisaatioissa markkinakartoituksen*, jossa selvitimme muutoksesta vastaavien johtajien näkemyksiä teknologiahankkeiden onnistumisista ja sudenkuopista.
Tuottavuusloikkaa etsimässä -nimisessä kartoituksessa vain 19 prosenttia vastaajista kertoi, että heidän organisaatiossaan hankkeisiin oli otettu keskeiseen rooliin ne ihmiset, joiden arkea hanke muutti eniten. Sama kartoitus kertoi, että vaikka hankkeet yleensä pysyivät aikataulussa, budjetissa ja suunnitellussa laajuudessa, ne eivät johtaneet merkittäviin harppauksiin tuottavuudessa.
Tulos ei ollut yllätys. Olen työssäni huomannut, että me suomalaiset olemme todellista insinöörikansaa. Käytämme hankkeiden budjetista valtaosan teknologiaan ja sen käyttöönottoon, mutta unohdamme varata riittävästi aikaa, rahaa ja tilaa ihmisten mukaan ottamiseen ja heidän osaamisensa kehittämiseen.
Asiat voi kuitenkin tehdä myös toisin.
Ihmiset mahdollistavat mittavatkin muutokset
Eräässä asiakasyrityksessä oli tulossa seuraavien viiden vuoden sisällä useita teknologiauudistuksia, jotka yrityksen tietohallintojohtajan tehtävänä oli viedä maaliin. Toisin kuin monissa muissa vastaavissa hankkeissa oli tämä johtaja opiskellut urallaan muutosjohtamista ja osaamisen johtamista. Hänellä oli siis kirkas näkemys siitä, että teknologiauudistus lähtee lopulta organisaation ihmisistä. Siksi hän halusi valmistaa organisaation ihmiset uudistuksiin jo etukäteen.
Sofigate-akatemia rakensi yhdessä yrityksen kanssa laajan, kaksi vuotta kestävän osaamisen kasvattamisen valmennusohjelman. Ohjelmaan kuului useita intensiivijaksoja, jotka vaativat ihmisiltä sitoutumista. Asetimme yhdessä ohjelmalle selkeät tavoitteet ja mittarit, joilla seurasimme osaamisen kehittymistä. Muutoksen vaikutuksia organisaatioon peilasimme Bisnesteknologiastandardin** avulla.
Projektin onnistumisessa yksi tärkeä tekijä oli oikeiden ihmisten osallistaminen, myös sisäisesti. Jotta muutos saatiin läpi, oli tärkeää kasvattaa eri osastojen ja tiimien osaamista muuallakin kuin IT:ssä. Ohjelmaan otettiin mukaan myös yrityksen tärkeimmät yhteistyökumppanit, toimittajat sekä loppuasiakkaita. Osallistamalla kaikki ne, joihin uudistus vaikutti, tuettiin yhteistyötä ja saatiin laajasti tietoa muutosten vaikutuksista eri sidosryhmiin ja niihin liittyvistä tarpeista.
Pitkäjänteinen sitoutuminen johti onnistumiseen
Kaksi vuotta on pitkä aika, joten valmennusohjelman läpivieminen ei ollut pikkujuttu. Yksi onnistumisen avain oli tietohallintojohtajan sitoutuminen muutokseen. Hän valoi ihmisiin uskoa ja piti yllä positiivista painetta. Hankkeen aluksi tietohallintojohtaja vakuutti, että hankkeeseen osallistuvista tulee maailmanluokan osaajia – ja niin myös tapahtui.
Oli hienoa nähdä, miten prosessin aikana muutos lähti nousemaan ihmisistä itsestään, kun heidän ymmärryksensä hankkeen tavoitteista ja sen sisällöstä kirkastui ja osaamisensa karttui. Kun itse teknologiauudistukset sitten toteutettiin, oli koko organisaatio niihin valmis.
Onnistuneeseen ja tuottavaan muutokseen pääse organisaatioissa toki pienemmälläkin panostuksella. Edellä mainittu esimerkki konkretisoi kuitenkin hyvin sen, miten suuri merkitys henkilöstön osallistamisella ja sitouttamisella on myös teknologiamuutoksessa.
Onnistumisen neljä askelta
Näillä askeleilla pääset jo pitkälle:
1. Johda muutosta, älä vain hallinnoi sitä
Muutoksen johtaminen ei ole vain projektinhallintaa. Onnistunut muutos ottaa huomioon myös ihmisten ajattelutavan, tunteiden ja motivaation johtamisen. Johtajan tehtävä ei ole vain varmistaa, että projekti etenee aikataulussa, vaan saada ihmiset innostumaan muutoksesta ja näkemään sen hyödyt omassa työssään.
Tee näin: Rakenna muutosviestintä tavalla, joka vastaa ihmisten kysymyksiin: Miksi muutos tehdään? Mitä hyötyä siitä on minulle? Mitä minulta odotetaan? Luo selkeä visio ja toista sitä johdonmukaisesti.
2. Älä tee ihmisistä muutoksen kohteita vaan sen tekijöitä
Teknologiahankkeet kaatuvat usein siihen, että ihmiset tuntevat olevansa vain muutoksen passiivisia vastaanottajia. Todellinen sitoutuminen syntyy vasta, kun niille, joita muutos koskee, annetaan vaikutusmahdollisuuksia ja he tuntevat olevansa osa ratkaisua.
Tee näin: Ota loppukäyttäjät mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Luo hankkeeseen rooleja, kuten ”muutoslähettiläät” tai ”superkäyttäjät”, joissa työntekijät voivat aktiivisesti vaikuttaa hankkeen sisältöön ja sen etenemiseen. Anna henkilöstön äänen kuulua päätöksenteossa.
3. Osaamisen johtaminen on muutoksen moottori
Mikään teknologia ei yksin takaa tuottavuutta, ellei sitä osata käyttää oikein ja tehokkaasti. Usein muutoksen läpivienti epäonnistuu, koska osaamisen kehittäminen jätetään viime tinkaan tai sitä ei mietitä ollenkaan.
Tee näin: Suunnittele oppiminen osaksi hanketta. Yhdistä erilaisia oppimismenetelmiä kuten käytännön harjoittelu, vertaisoppiminen, koulutusohjelmat ja valmennukset sekä mentorointi. Muista myös mitata ja seurata oppimista. Osaamisen kasvun ja vaikuttavuuden tulee olla yhtä tärkeää kuin budjetin tai aikataulun seuranta.
4. Varaa tilaa jatkuvalle kehittämiselle
Moni hanke päättyy, kun järjestelmä otetaan käyttöön ja projektitiimi siirtyy seuraavaan tehtävään. Tämä on virhe. Muutos tapahtuu vasta, kun uudet toimintatavat vakiintuvat ja niitä kehitetään eteenpäin.
Tee näin: Luo selkeä jatkosuunnitelma käyttöönoton jälkeen. Varmista, että uudet käytännöt todella juurtuvat. Nimeä henkilöt, jotka vastaavat jatkuvasta kehittämisestä. Laadi suunnitelma sille, miten liiketoimintahyötyjen toteutumista seurataan.
Muutoksen maratonmatka
Muutos ei ole sprintti, vaan maraton. Parhaat organisaatiot eivät pysähdy käyttöönottoon, vaan jatkavat kehittämistä ja oppimista.
Kun lähdimme tekemään markkinakartoitusta, meillä oli hypoteesi, että suomalaisyrityksissä piilee tuottavuusloikka. Johtamalla teknologiahankkeita rohkeasti, tietoisesti ja ihmiskeskeisesti saadaan aikaan parempia tuloksia ja tuottavuus kasvaa.
Kartoituksen tulokset kertoivat, että hypoteesimme oli oikea, mutta ne kertoivat myös, että iso osa palikoista on jo paikallaan. Kun loputkin palaset saadaan loksahtamaan kohdalleen, voivat seuraukset yllättää positiivisesti!
Tämä on kolmas osa Sofigaten Tuottavuusloikkaa etsimässä -markkinakartoitukseen syventyvästä blogisarjasta.
Lue myös blogisarjan muut osat:
Pientä pintaremonttia vai kunnon uudistuksia? – Teknologiahankkeissa kannattaa tähdätä korkealle
Yhden osaston projekti vai osastorajat ylittävä yhteistyö? – Tällä reseptillä otat tuottavuusloikan
Kirjoittajasta:
Liisa Korkiakoski on valjastanut pitkän kokemuksensa IT:n ja digitalisaation äärellä ihmislähtöiseen osaamisen kehittämiseen ja vastaa Sofigate Academyn valmennusliiketoiminnasta. Hänen intohimonsa on osallistaa ihmiset muutokseen ja tehdä se innostavalla, mukaansatempaavalla tavalla. Mieliinpainuva, osallistava oppiminen on tapa, jolla luodaan kestäviä muistijälkiä ja viedään opittu käytäntöön.
*Sofigaten toteuttama Tuottavuusloikkaa etsimässä -markkinakartoitus valmistui lokakuussa 2024, N=32.
Lataa Tuottavuusloikkaa etsimässä -markkinakartoitus täältä.
**Bisnesteknologiastandardi on suomalaisen voittoa tavoittelemattoman Business Technology Forumin julkaisema kansainvälisesti edistyksellinen avoimen viitekehyksen malli, joka on kenen tahansa vapaasti hyödynnettävissä. Lue lisää Bisnesteknologiastandardista suomeksi Bisnesteknologiamalli – avoin johtamisen viitekehys tai englanniksi Business Technology Standard | The Open-Source Framework
Yhden osaston projekti vai osastorajat ylittävä yhteistyö? - Tällä reseptillä otat tuottavuusloikan
Pientä pintaremonttia vai kunnon uudistuksia? – Teknologiahankkeissa kannattaa tähdätä korkealle
