Pientä pintaremonttia vai kunnon uudistuksia? – Teknologiahankkeissa kannattaa tähdätä korkealle
Voiko teknologiahankkeita todella viedä läpi siten, että ne näkyvät myös organisaation tuottavuudessa? Ehdottomasti, toteaa blogissaan liiketoimintajohtaja Jussi Suominen.
Ajatellaanpa, että talosi ei enää vastaa tarpeitasi. Neliöt eivät riitä, huonejako on epäkäytännöllinen, eikä ikkunoista avautuva maisemakaan ole se kaunein mahdollinen. Voit tietenkin aina uudistaa sisustusta, päivittää kodinkoneet ja ehkä jopa tehdä taloosi uuden ikkunan, mutta neliöitä se ei lisää, eikä maisema ympärillä muutu miksikään.
Jokainen meistä ymmärtää, että yllä olevassa esimerkissä todellisia vaihtoehtoja on kaksi: talon laajentaminen tai muutto kokonaan uuteen – muuten kyse on vain pienestä pintaremontista. Sama logiikka pätee yritysmaailmaan. Kun IT-järjestelmässä havaitaan puutteita, on edessä valinta: pieni pintaremontti vai isompi muutos? Valitettavan usein päädytään pintaremonttiin, vaikka parempia tuloksia saisi tuntuvalla muutoksella.
Onko varovaisuus suomalaisten helmasynti?
Tämän me Sofigatella olemme myös huomanneet. Yritykset ovat yllättävän varovaisia teknologiaan liittyvissä uudistuksissa. Alustan vaihtamisen sijaan hienosäädetään nykyistä, päivityksiä mietitään yksittäisten liiketoimintojen näkökulmasta ja lyhyellä aikajänteellä, eikä tekoälyn mahdollisuuksia oteta edes tarkasteluun.
Syksyllä 2024 toteutimme aiheeseen liittyvän markkinakartoituksen*. Kartoitus sai nimen Tuottavuusloikkaa etsimässä, sillä meillä oli hypoteesi: suomalaisyrityksissä piileskelee tuottavuusloikka, joka saadaan esiin, kun teknologiahankkeita aletaan toteuttaa rohkeammin.
Kartoitus todisti hypoteesimme oikeaksi. Peräti 41 prosenttia vastanneista oli sitä mieltä, että kehityshankkeissa ei saavutettu todellisia harppauksia tuottavuudessa ja tekemisessä.
Mielenkiintoista oli kuitenkin se, että hankkeet eivät olleet varsinaisesti epäonnistuneet. Kaikki oli sujunut hyvin ja hanke oli pysynyt sekä aikataulussa että budjetissa. Tästä huolimatta saatu hyöty oli parhaimmillaankin vaatimaton.
Kehityshankkeissa ei kannata jarrutella liikaa
Sanotaan se nyt suoraan: suomalaisyritykset ovat turvallisuushakuisia. Joissain tapauksissa turvallisuus on tarpeen, mutta kun kehityshankkeisiin lähdetään varovaisesti ja varmistellen, jää rima jo kättelyssä aivan liian matalalle.
Liian usein tyydytään tavoittelemaan nykyisten toimintatapojen maltillista tehostamista sen sijaan, että tavoitteena olisi koko organisaation tuottavuuden nostaminen uudelle tasolle. Tämä ajattelutapa rajoittaa merkittävästi myös tekoälyn tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntämistä. Tekoäly nähdään yhä liian usein vain asiantuntijatyön avustajana, vaikka sen potentiaali on paljon suurempi.
Kun teknologiakehitys menee kiihtyvällä vauhdilla eteenpäin, ei varmistelulle enää ole sijaa. Katseen pitää olla suunnattuna tiukasti eteenpäin.
Nosta rima korkealle, niin tuloksetkin paranevat
No, mikä tähän auttaa?
Aivan oikein! Nostetaan rimaa eli asetetaan hankkeiden tavoitteet tarpeeksi kunnianhimoisiksi. Kun tähtäimessä on alusta asti aito arvonluonti ja tuottavuuden parantaminen, suhtaudutaan koko hankkeeseen usein suuremmalla vakavuudella.
Tämä ei tietenkään ole aivan näin yksinkertaista. Todellinen murros vaatii suunnittelua, tarpeiden ja prosessien kartoittamista ja koko arvoketjun huomioimista. Lisäksi on tärkeää integroida tekoäly osaksi kehitystä. Liiketoimintaprosesseja ja toimintatapoja voidaan tehostaa merkittävästi esimerkiksi tekoälyagenttien avulla. Automaatiota lisäämällä voidaan organisaation tuottavuus jopa kaksinkertaistaa. Samalla henkilöstön resurssit ja voimavarat saadaan suunnattua tärkeämpiin tehtäviin.
Muista ainakin nämä
- Tarkastele kokonaisuutta. Nykypäivänä IT ei ole enää pelkkä organisaation tukitoiminto, vaan sen selkäranka, jota jokainen organisaation jäsen tarvitsee luodakseen arvoa. Toimivan IT-selkärangan vaikutus ulottuu myös organisaation ulkopuolelle.
Siksi tavoitteita asetettaessa on tärkeää tarkastella prosesseja end-to-end -näkökulmasta. Miten kokonaisuus toimii työntekijäkokemuksen näkökulmasta? Entä asiakaskokemuksen? Miten teknologia linkittyy organisaation muihin prosesseihin ja miten hanke huomioi ihmiset? Sisäistenkin prosessien lopputulema näkyy aina muodossa tai toisessa asiakkaalle. - Tekoäly, tekoäly… tekoälyagentti? Tekoäly on avainasemassa tuottavuuden nostamisessa. Siksi sen kelkkaan on tärkeää hypätä nyt eikä myöhemmin. Tässäkin on tärkeää pohtia, onko rima tarpeeksi korkealla ja katse tulevaisuudessa. Perinteisen tekoälyn hyödyntämisen sijaan organisaatio voisi hyötyä enemmän esimerkiksi tekoälyagenteista.
Tekoälyagentit ovat kehittyneitä, itsenäisesti toimivia ohjelmistoja, jotka voi valjastaa hoitamaan kokonaisia prosesseja alusta loppuun. Integroituina liiketoiminta-alustoihin ne pystyvät hyödyntämään päätöksenteossaan myös organisaation dataa. Kun prosesseja on automatisoitu agenttien avulla, voi henkilöstö keskittyä strategisiin tehtäviin. Väitänkin, että tämän myötä jokainen tekoälyyn sijoitettu euro tulee ajan myötä takaisin. - Johda hankkeen tavoitteet aina organisaatiosi strategisista tavoitteista. Jos tavoitteena on parempi tuottavuus, tarkastele, miten teknologia ja etenkin tekoäly voivat tukea sitä. Jos tavoitteena on kasvaa ja kansainvälistyä, tarkastele teknologiaa sen skaalautuvuuden näkökulmasta. Järjestelmä, joka palvelee vain nykyisessä tilanteessasi, ei ole välttämättä se järkevin investointi. Muista, että tavoiteasetanta määrittelee hankkeen onnistumisen. Voiko hanketta edes sanoa onnistuneeksi, jos se ei tuota mitään lisäarvoa?
- Aseta tavoitteita myös organisaation ulkopuolelle. Lopulta organisaation konkreettisin arvo luodaan sen asiakaskontakteissa. Siksi onnistuneen hankkeen tulee siivittää niitä. Sisäisten tavoitteiden lisäksi tavoitteita ja mittareita on siis tärkeää miettiä myös organisaation ulkopuolelta. Kun hanke tuottaa lisäarvoa organisaation asiakkaille esimerkiksi toimitus- tai tuotantoaikoja lyhentämällä, voi sen katsoa todella onnistuneen.
Ja lopuksi on hyvä muistuttaa, että tämä kaikki ei suinkaan vaadi organisaatiolta teknologian syväosaamista. Tärkeää on sen sijaan rakentaa toimiva ekosysteemi, jonka kumppanuuksista löytyy asiantuntijuutta ja osaamista muutoksen tueksi.
Liikkeenjohto puolestaan voi tavoitteita määritellessään hyödyntää menetelmiä, jotka eivät vaadi teknologista asiantuntijuutta. Hyvä esimerkki tällaisesta on Sofigatenkin hyödyntämä Bisnesteknologiastandardi**, joka tarjoaa esimerkiksi mallit kyvykkyyksien, rooli- ja vastuunjaon sekä toiminnan kartoittamiseen.
Älä tyydy tehostamaan, vaan uudista
Teknologiahankkeet ovat organisaatioille loistava tilaisuus tarkastella prosessejaan ja toimintaansa kokonaisvaltaisesti, kriittisesti ja eteenpäin katsoen – ja se tilaisuus kannattaa hyödyntää. Etenkin tekoälyn vielä tehdessä tuloaan, voi hyvin suunniteltu, tavoitteellinen teknologiahanke tarjota organisaatiolle arvon ja tuottavuuden lisäksi merkittävän kilpailuedun. Kehityksessä kannattaa siis olla kärkijoukoissa.
Tehokkaammat prosessit, tyytyväisemmät asiakkaat ja tuottavuuden dramaattinen kasvu ovat mahdollisia kaikille, jotka uskaltavat ajatella tekoälyä muunakin kuin pelkkänä avustajana. Kyse ei siis ole vain työtehtävien tehostamisesta, vaan toimintatapojen perustavanlaatuisesta uudistamisesta.
Kirjoittajasta:
Jussi Suominen on Sofigaten julkisen sektorin asiakkuuksien liiketoimintajohtaja, joka kohtaa työssään jatkuvasti Tuottavuusloikkaa etsimässä -markkinakartoituksen organisaatioissa tunnistamia kehityskohteita.
Tämä on ensimmäinen osa Sofigaten Tuottavuusloikkaa etsimässä -markkinakartoitukseen syventyvästä blogisarjasta. Sarjan toinen osa julkaistaan 29.1.
*Sofigaten toteuttama Tuottavuusloikkaa etsimässä -markkinakartoitus valmistui lokakuussa 2024, N=32. Lataa Tuottavuusloikkaa etsimässä -markkinakartoitus.
**Bisnesteknologiastandardi on suomalaisen voittoa tavoittelemattoman Business Technology Forumin julkaisema kansainvälisesti edistyksellinen avoimen viitekehyksen malli, joka on kenen tahansa vapaasti hyödynnettävissä. Lue lisää Bisnesteknologiastandardista.
Uusi järjestelmä ei vielä tee autuaaksi – moni yritys unohtaa ihmisen ja hukkaa uuden teknologian hyödyt
”Suurin este on korviesi välissä” – nosta hankkeiden rimaa korjaamalla nämä 3 ajatusvirhettä
