Mistä liikkeelle varainkeruutyön digitalisoinnissa? Huomioi myös tietoturva ratkaisun valinnassa
Kriisien kourissa kamppaileva maailma tarvitsee hyväntekeväisyyttä. Jotta hyväntekeväisyysjärjestöt kykenevät auttamaan parhaalla mahdollisella tavalla, ne tarvitsevat työnsä tueksi tehokkaat ja luotettavat digitaaliset työvälineet. Sofigaten Jenni Mansner kertoo, millaisia ratkaisuja varainkeruuseen on tarjolla ja mitä alussa kannattaa huomioida.
Viime vuosina huippuluokan digitaaliset ratkaisut ovat tulleet myös voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden ulottuville. Esimerkiksi maailman johtava asiakkuudenhallinnan alusta Salesforce on viime vuonna panostanut mittavasti kolmannelle sektorille suunnattuun tarjoomaansa. Salesforce.org-palvelu tarjoaa houkuttelevia mahdollisuuksia niin pienille kuin suuremmillekin järjestöille.
Salesforce tarjoaa järjestöille avoimen viitekehyksen sovelluksia ja jopa maksuttomia käyttäjälisenssejä. Tästä jutusta löydät yleiskatsauksen hyväntekeväisyystyön digitalisoitumisesta ja Salesforcen non-profit-tarjoamasta.
Vaihtoehtoja niin pienille kuin isoillekin toimijoille
Alkuun pääset hyvinkin kevyellä toteutuksella: jo lahjoittajatietojen keskittäminen useista eri järjestelmistä ja Excel-taulukoista yhteen pilvipohjaiseen järjestelmään tehostaa valtavasti työskentelyä ja auttaa hahmottamaan toiminnan kokonaistilanteen.
Isommalle organisaatiolle sama ratkaisu tarjoaa luonnollisesti kertaluokkaa suuremmat mahdollisuudet. Maailman johtavana CRM-alustana Salesforce on erittäin laajalti integroitavissa muihin järjestelmiin, joten esimerkiksi lahjoitusten vastaanottaminen eri kanavista on mahdollista rakentaa täysin automaattiseksi.
Yhtenäisen alustan myötä toimintaan liittyvä data on aina ajan tasalla, ja sitä voidaan käyttää reaaliaikaisesti hyväksi erilaisten analytiikkatyökalujen avulla.
Mitä erityspiirteitä järjestömaailmassa kannattaa huomioida?
Kokemus on osoittanut, että vaikka hyvän asiakkuudenhallinnan lainalaisuudet ovat pitkälti samat yritys- ja järjestömaailmassa, nonprofit-kentän CRM-hankkeisiin liittyy joitakin erityispiirteitä.
- Toimiva ratkaisu mahdollisimman nopeasti
Järjestökentän toimijoilla on yleensä suhteellisen rajalliset resurssit CRM-projektin läpiviemiseen. Osaavaan kumppaniin kannattaa tukeutua, jotta oman henkilöstön resurssit saadaan riittämään.
Projekti kannattaa vaiheistaa niin, että lähdetään liikkeelle aivan perustoiminnallisuuksista. Näin saadaan organisaatiolle mahdollisimman nopeasti toimiva ratkaisu, jonka kanssa pääsee alkuun. Myöhemmin ehtii kyllä hallitusti laajentaa ja kehittää.
- Integraatiot mukaan jo alusta
Uuden CRM:n integrointi muihin järjestelmiin kannattaa huomioida jo alkuvaiheessa. Henkilödatan säilyttäminen ajan tasalla on tärkeää, jotta lahjoittajien osoitteen- ja nimenmuutokset, kuolintiedot ja muut vastaavat muutokset saadaan päivitettyä järjestelmiin nopeasti ja luotettavasti.
Esimerkiksi Postin sovellusrajapintojen ansiosta kuluttaja-asiakkaiden ajantasaiset osoitetiedot on mahdollista integroida suoraan omiin järjestelmiin.
- Automatisoi nyt – tai myöhemmin
Voit valita CRM:n automatisointiasteen joustavasti tarpeen ja toiminnan laajuuden mukaan. Lahjoitusten käsittelyyn liittyvät maksuliikenneintegraatiot ja muut vastaavat ovat usein CRM-toteutuksen keskiössä. Jos kuitenkin kyse on hyvin pienestä organisaatiosta, näitäkään ei välttämättä tarvitse heti tehdä täysin automaattisiksi.
Jos säilytätte tiettyjä toimintoja osittain manuaalisena, voitte päästä nopeammin alkuun ja pienentää projektin kokonaiskustannuksia. Pienet toimijat voivat automatisoida manuaalisia toimintoja myöhemmin, mutta isomman järjestön kannattaa todennäköisesti lähteä suoraan edistyneempään, pidemmälle automatisoituun toteutukseen.
Tietoturvan kannalta hyvä valinta
Järjestöjen käyttöön on toki ollut tarjolla asiakkuudenhallinnan ratkaisuja aiemminkin. Salesforcen etu on kuitenkin se, että se mahdollistaa huomattavasti monimutkaisempia automatisoituja prosesseja kuin perinteiset ohjelmistot, esimerkiksi integroinneilla maksujärjestelmiin. Raportointi ja toiminnan seuraaminen saadaan aivan eri tasolle jo Salesforcen perustoiminnoilla, ja niitä voidaan laajentaa lähes rajattomasti muilla analytiikkaratkaisuilla.
Salesforce on myös tietoturvan kannalta hyvä valinta. Tietoturva-asiat ovat viime aikoina nousseet julkisuudessa kovasti pinnalle. Yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset koskevat järjestöjäkin, ja toiminnot on pystyttävä rakentamaan GDPR-kelpoisiksi.
Osa vaadittavista tietosuojatoiminnallisuuksista sisältyy Salesforce-alustaan jo valmiiksi, ja loput pystytään rakentamaan sen päälle kulloisenkin käyttötarpeen mukaan. Joissakin tapauksissa tietoja on pystyttävä luotettavasti anonymisoimaan niin, että dataa voidaan hyödyntää analytiikassa ja tiedon louhinnassa, vaikka asiakas ei olisi enää aktiivinen ja tämän tiedot olisi poistettu järjestelmästä. Myös asiakastietojen poistamiseen tulee olla luotettava prosessi, jos asiakas sitä pyytää.
Monelle järjestökentän toimijalle voi tulla yllätyksenä, että maailmanluokan CRM-alustat ovat saatavilla omaan käyttöön joko alkuun maksutta tai erittäin kohtuullisella kustannuksella. Paras ei välttämättä ole enää kalleinta.
Kysymys kuuluukin: onko teillä varaa olla kehittämättä toimintaansa niin pitkälle, kuin mitä nykyaikaiset työkalut mahdollistaisivat?
Mistä lähteä liikkeelle CRM-hankkeessa? Kokosimme vinkit oppaaseen:
[button class=”” text=”Lataa opas” url=”https://www.sofigate.com/opas-onnistuneeseen-crm-hankkeeseen-kolme-totuutta-asiakashallinnan-uudistamisen-haasteista-ja-mahdollisuuksista/” ]
Jos sinua kiinnosti tämä juttu, sinun kannattaa lukea myös juttu:
Hyväntekeväisyystyö digitalisoituu vauhdilla – Salesforce tarjoaa ratkaisuja jopa maksutta
Kirjoittaja
Jenni Mansner vetää Sofigatella Salesforceen keskittyvää teknistä tiimiä Customer Interaction and Experience -liiketoiminta-alueella. Jennillä on yli 7 vuoden kokemus Salesforce-ekosysteemistä ja laaja osaaminen non-profit-toimijoiden toiminnan sekä järjestelmien kehittämisestä.
Suomalaisyrityksissä piilottelee tuottavuusloikka – näin pääset alkuun
Talousjohtaja, näin sinusta tulee tuottavuusloikan toimitusjohtaja
