Case Majblomman

Sofigate hjälper Majblomman att utveckla och sammanföra system och arbetsprocesser.

Majblommans resa mot en digital transformation

Majblomman är en ideell barnrättsorganisation som arbetar för att bekämpa barnfattigdom i Sverige. Organisationen delar ut ekonomiskt stöd, arbetar med opinionsbildning och finansierar forskning. Pengar samlas främst in genom försäljning av majblommor, där både barn och volontärer deltar. Barn som lever i familjer där ekonomin är knapp kan ansöka om ekonomiskt stöd för olika behov som vinterkläder, fotbollsskor, barnkalas eller deltagande i fritidsaktiviteter. Under 2023 delade Majblomman ut cirka 50,8 miljoner kronor i ekonomiskt stöd.

Majblomman har 16 anställda och drygt 4000 volontärer som är engagerade i över 500 lokalföreningar över hela landet.

Under många år har Majblomman använt ett internt IT-system, kallat ”MajData”. Arbetet utfördes i flera separata system som inte var integrerade. Organisationen stod inför en betydande utmaning med att utveckla och konsolidera olika arbetsprocesser och system. Det fanns ett behov av en enhetlig lösning som skulle vara användarvänlig och tillgänglig för både medarbetare, volontärer och personer i behov av ekonomiskt stöd. Målet var att under de kommande tre åren få fram ett mer skalbart och framtidssäkert arbetssätt, både när det gäller system och processer.

Vision blir verklighet

Majblomman inledde ett samarbete med Sofigate år 2022, med behovet av ett CRM-system som skulle stödja hela organisationens verksamhet. Med skilda behov hos intressenterna var det viktigt att hitta en helhetslösning. Systemet skulle hantera medlemsregister, barnens insamlingar, donationer och ansökningar om ekonomiskt stöd. Valet föll på att implementera Salesforce med Sofigate som leverantör.

Vid samarbetets början hade Majblomman en tydlig vision för det nya systemet och skapade en treårig plan med följande mål:

• Integrera all insamlad data i Salesforce för dagligt arbete.
• Implementera ett system för skolrekrytering inom Salesforce.
• Digitalisera samarbetet med lokalföreningarna.
• Skapa en enkel ansökningsprocess genom en ”Experience Cloud Portal”.

Arbetet utvecklades på ett kreativt sätt i arbetsgrupper där Sofigate och Majblomman tillsammans undersökte möjligheter för systemutveckling och arbetsförbättring.

En viktig del av arbetet innebar digitaliseringen av ansökningsprocessen för ekonomiskt stöd för att göra den mer användarvänlig och effektiv.

Ansökningsprocessen kräver intyg och skedde tidigare oftast med papper och penna. Att ansöka om ekonomiskt stöd för ett barn kan vara en känslig process och ett tidskrävande arbete för våra volontärer. Därför digitaliserades hela ansökningsprocessen i Salesforce för att göra den smidig och respektfull, säger Yvonne Persson, chef på Majblommans volontärorganisation.

Utöver att anpassa och utveckla Salesforce för Majblommans behov, krävdes även en förändring av det interna arbetssättet hos Majblomman. Projektgrupper skapades och utbildades i de möjligheter det nya systemet kunde erbjuda.

Från MajData till Salesforce: Smidigare arbetsprocesser och effektivare datahantering

Efter tre års samarbete har Majblomman genomgått en imponerande digital transformation. Stora delar av MajData ersattes av Salesforce, med en modern CRM-lösning som är nischad i non-profit. Detta möjliggjorde en betydande förbättring av datamanagement och arbetsflöden. Nu är nästintill all relevant data samlad i ett och samma system, vilket gör det lätt att få en överblick över de olika delarna av Majblommans arbete.

Övergången till det nya systemet blev startskottet för nya arbetssätt, både internt och för intressenterna. Det finns nu en portal där de lokala majblommeföreningarna kan hantera ansökningar digitalt . Även skolrekrytering har systematiserats genom Leads-funktionaliteten i Salesforce, vilket effektiviserar processen jämfört med den tidigare manuella hanteringen.

I det gamla systemet var förändringar svåra och krävde stora arbetsinsatser. Med Salesforce, som är ett dynamiskt och flexibelt system, kan man utan att koda förändra och nå de mål som önskas.

Majblommans medarbetare är förändringsbenägna och ser möjligheter att fortsätta utveckla plattformen. Arbetet fortgår med nya idéer och förfrågningar från Majblomman.

“Att få utveckla ett system som stödjer Majblommans viktiga arbete har varit väldigt motiverande och roligt. Vi i teamet på Sofigate ser alltid fram emot våra möten med de fantastiska medarbetarna på Majblomman”, säger Adrian Kasumovic på Sofigate.

Yvonne Persson från Majblomman säger:

“Vi har haft ett nära samarbete med Sofigate under de här åren. De har visat stor förståelse för Majblommans möjligheter och utmaningar i den digitala omställningen. Sofigates team är väldigt hjälpsamma och lätta att samarbeta med.”

Med de systemförändringar som gjorts har Majblomman tagit ett betydande steg mot en mer effektiv datahantering, vilket möjliggör en smidigare och mer strukturerad arbetsprocess. Nu kan Majblomman i stället använda tiden till att fokusera på sitt viktiga arbete för barns rättigheter och för att stötta barn som lever i ekonomisk utsatthet.